Assistent*in Caritas Schule für Sozialbetreuungsberufe (sob) – 1100 Wien

Deine Aufgaben

Studierendenbetreuung

• Freundliche und kompetente Ansprechperson im Journaldienst (Telefon, E-Mail, Posteingang)

• Verlässliche Korrespondenz- und Kommunikationsabwicklung mit internen und externen Stakeholdern

• Professionelles Beschwerdemanagement mit lösungsorientiertem Ansatz

Studierendenverwaltung

• Pflege und Aktualisierung der Daten in den Schulverwaltungsprogrammen

• Einrichtung von Zugängen (z. B. Office 365) für Studierende und Lehrende

• Erstellung und Ausgabe von Zeugnissen sowie Bestätigungen

Organisation & Assistenz

• Effiziente Büroorganisation (Bestellungen, Schriftverkehr, Ablage, Dokumentation)

• Unterstützung bei der Schulorganisation (z. B. Prüfungsvorbereitungen, Schulveranstaltungen)

• Assistenzaufgaben wie Protokollführung, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Terminplanung

• Hausorganisation: Koordination von Handwerksarbeiten, Umbauten und Schadensmeldungen; Verantwortung für Brandschutz, Schlüsselverwaltung, Sicherheitsvertrauensperson und Reinigung

Administration von Förderungen

• Individuelle Unterstützung von Schüler*innen und Studierenden bei der Antragstellung

• Abwicklung sowie Kommunikation mit Fördergeber*innen und ggf. Unternehmen

Vernetzung & Schnittstellenarbeit

• Pflege der Kontakte zu Institutionen, Behörden und Partnerorganisationen

• Erteilen von allgemeinen Auskünften

• Zusammenarbeit mit der Trägerorganisation, anderen Schulen und Stabstellen

• Standortübergreifende Abstimmung und Kooperation

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit fundierter Berufserfahrung im Büro- und Verwaltungsbereich

• Ausgezeichnete EDV-Kenntnisse, insbesondere in MS Office (Excel, Word, Access) sowie Adobe Acrobat

• Sicherer Umgang mit den Verwaltungsstrukturen der Bildungsdirektion und den entsprechenden Programmen (z. B. Sokrates)

• Selbstständige, strukturierte und serviceorientierte Arbeitsweise

• Hohe Verantwortungsbereitschaft kombiniert mit ausgeprägter Teamfähigkeit

• Starke Kommunikationskompetenz und hohe Zuverlässigkeit

Unser Angebot

• Faire Entlohnung & attraktive Benefits

  • Gehalt je nach Qualifikation und Berufserfahrung für 20 Wochenstunden € 1.669,95 - € 1.926,05 brutto sowie Gutscheine für Mitarbeiter*innen mit Kindern und die Möglichkeit für steuerbegünstigte Lebensmittelgutscheine für alle Mitarbeiter*innen.

  Nachhaltigkeit & Mobilität

  • Öffi-Zuschuss bis zu € 396/Jahr oder Klimaticket
  • Nachhaltige Arbeitsweise – vom Bürobedarf bis zur Mobilität

  Entwicklung & Weiterbildung

  • Bezahlte Fort- und Weiterbildungen
  • Aktive Unterstützung deiner beruflichen Entwicklung

  Mehr Zeit für dich

  • Zwei zusätzliche Urlaubstage ab dem 2. Dienstjahr
  • Drei zusätzliche freie Tage: Karfreitag, 24.12., 31.12.
  • Betriebliche Gesundheitsförderung
  • Arbeitszeiten entsprechend dem Schuljahr (Urlaubskonsumation vorwiegend in den Schulferien)

Wir freuen uns besonders über Bewerbungen, die zur Vielfalt unserer Organisation beitragen. Dies umfasst für uns insbesondere die Dimensionen Behinderungen, Herkunft, ethnische Zugehörigkeit, Nationalität, Alter, Religion und Weltanschauung, sexuelle Orientierung und geschlechtliche Identität. Klick einfach auf „Jetzt bewerben!“ und übermittle uns deine Unterlagen.