Start-Up mit höchst innovativem Produkt macht sich mit einer Organisation mit über 6.000 Mitarbeiter:innen und 100-jähriger Geschichte auf die gemeinsame Reise, eine in Europa einzigartige Softwarelösung auf den Markt zu bringen.
Wenn Pflege- und Betreuungseinrichtungen Geld für Klient:innen verwalten, stehen sie vor hohen rechtlichen Anforderungen. Sobald pflegebedürftige Menschen ihr Geld nicht mehr selbst verwalten können oder wollen, kann dies von der Organisation treuhänderisch übernommen werden – mit klaren Vorgaben zu Transparenz, Sicherheit und Compliance. Genau hier bestehen jedoch oft Risiken wie fehlende Trennung von Organisations- und Fremdgeldern, unvollständige Dokumentation oder mangelnde Nachvollziehbarkeit einzelner Ausgaben. Das österreichische Healthcare-Fintech Pflegenavi hat dafür eine spezialisierte, rechtssichere Lösung entwickelt. Gemeinsam mit der Caritas der Erzdiözese Wien wurde das System in einer umfassenden Pilotphase in stationärer wie mobiler Pflege, in Einrichtungen für Menschen mit Behinderung sowie in der Hilfe in Not getestet und organisationsweit in über 100 Einrichtungen ausgerollt. Mehr als 1.000 Mitarbeiter:innen werden mit Pflegenavi-Bezahlkarten („PIANQA“) ausgestattet, rund 2.000 Klient:innen erhalten ein eigenes e‑Wallet.
Caritas setzt auf Digitalisierung
Mit Pflegenavi wird die Klientengeldverwaltung künftig durchgängig digital abgebildet – von der Verwahrung bis zur Zahlung und revisionssicheren Nachvollziehbarkeit. Die Lösung setzt nicht nur auf lückenlose digitale Dokumentation, sondern auf eine echte Trennung von Klienten- und Organisationsgeldern über insolvenzsichere e‑Wallets. Für alltägliche Ausgaben wie Einkäufe oder Apothekenbesuche nutzen Mitarbeiter:innen die PIANQA-Bezahlkarten (VISA Platinum Business). Die Karten stehen physisch und virtuell zur Verfügung, Transaktionen können in Echtzeit den jeweiligen Klient:innen zugeordnet werden. Peter Adelmann, CFO der Caritas der Erzdiözese Wien, betont: „Wir freuen uns, dass Pflegenavi nach der erfolgreichen Pilotphase nun in den Echtbetrieb für mehr als 100 Einrichtungen übergeht. Damit entlasten wir unsere Mitarbeiter:innen und erleichtern die tägliche Arbeit spürbar. Das Wichtigste aber ist: Wir haben eine rechtssichere und transparente Lösung für die Verwaltung fremder Gelder in unseren Pflege- und Betreuungseinrichtungen geschaffen.“
Mit der Einführung setzt die Caritas der Erzdiözese Wien ein klares Zeichen: Klientengeld ist kein Randthema, sondern eine zentrale Governance- und Compliance-Frage. Die Organisation nimmt damit eine Vorreiterrolle im österreichischen Pflege- und Sozialwesen ein.
Warum Caritas & Pflegenavi?
Schon zu Beginn des Projekts war klar, dass eine rechtskonforme Klientengeldverwaltung besondere Anforderungen mit sich bringt – rechtlich, organisatorisch und im Alltag. Patrik Lindenthal, Projektkoordinator der Caritas, erklärt: „Wir wussten sehr genau, wo die Herausforderungen liegen – rechtlich, organisatorisch und im Alltag der Mitarbeiter:innen. Was es gebraucht hat, war eine Produktidee, die diese Komplexität praktikabel auflöst. Pflegenavi hat diese Expertise eingebracht.“
Lessons Learned
Beide Partner konnten zentrale Erkenntnisse gewinnen: Frühe, klare Kommunikation mit unterschiedlichen Nutzer:innengruppen ist entscheidend – besonders im sensiblen Bereich digitaler Finanzlösungen. Vernetzung aller Stakeholder stärkt Vertrauen und Akzeptanz („Digital Trust“). Flexibilität statt One-Size-Fits-All: Die Vielfalt der Einrichtungen erfordert anpassbare Systeme; diese Erfahrungen flossen direkt in die Produktentwicklung ein. Pflegenavi-Co-Gründer Rainer Schuster und Projektkoordinator Patrik Lindenthal teilten ihre Erfahrungen auch öffentlich – etwa beim INiTS Innovation Meetup „Venture Clienting – wie können Unternehmen mit geringem Risiko mit Startups zusammenarbeiten“, das am 18. Februar 2026 an der TU Wien stattfand.
Cloudlösung mit individuellen Anpassungen
Pflegenavi wurde so konzipiert, dass es sich nahtlos in bestehende IT- und Prozesslandschaften großer Organisationen integriert. Die moderne Cloudanwendung kommt ohne lokale Installationen aus und kann flexibel an spezifische Anforderungen angepasst werden. In zahlreichen gemeinsamen Workshops wurden die Anforderungen im Detail erarbeitet. Pflegenavi-Co-Founder Rainer Schuster: „Pflegenavi ist eine sofort einsetzbare Cloudlösung. Es gibt einen Onboarding-Prozess, bei dem wir das System mit den initialen Kundendaten befüllen und ein KYB durchführen. Danach geht es ohne Installation weiter und man kann direkt loslegen. Unser Integrationsteam begleitet neue Einrichtungen von Anfang an – von der Schulung bis zum Go-Live.“
Mit dem Rollout in allen Einrichtungen der Caritas der Erzdiözese Wien setzen Pflegenavi und Caritas einen wichtigen Schritt in Richtung digitaler Transformation des Pflegealltags. Mit mehr Transparenz, Sicherheit und Effizienz – zum direkten Vorteil für Mitarbeiter:innen, Klient:innen und deren Angehörige bzw. Erwachsenenvertreter:innen.
Über Pflegenavi
Pflegenavi ist ein österreichisches Healthcare Fintech, das digitale Lösungen für die sichere und transparente Verwaltung von Klientengeldern und bargeldlose und effiziente Spesenabrechnungen innerhalb sozialer Organisationen entwickelt. Das Unternehmen verbindet praxisnahe Software mit modernen Bezahltechnologien, um soziale Organisationen, Mitarbeiter:innen und Klient:innen sowie deren Angehörige und Erwachsenenvertreter:innen nachhaltig zu unterstützen. Neben Caritas-Organisationen in mehreren Bundesländern zählen unter anderem namhafte Organisationen wie etwa die Diakonie, der Samariterbund oder Jugend am Werk zu den Kunden von Pflegenavi. www.pflegenavi.at
Ansprechpartner bei Pflegenavi GmbH: Rainer Schuster – rainer.schuster(at)pflegenavi.at
